Concrètement, c’est quoi une base de données? C’est un système structuré qui permet d’emmagasiner plusieurs types d’informations concernant vos clients, vos employés ou même vos commandes.  

Quand faut-il considérer l’implantation d’un tel système? 

Il permet, premièrement, un partage d’information efficace entre tous les départements, car l’information est regroupée à un seul d’endroit.  

Deuxièmement, plus votre entreprise évolue et grandit, plus vous aurez de données à traiter, c’est pourquoi des systèmes comme des CRM (Customer Relationship Management) deviennent un outil clé pour rentabiliser chaque échange entre vous et vos consommateurs.   

Pour en apprendre plus sur ce type de base de données, consultez cet article.

Troisièmement, si vous détenez de l’information importante ou confidentielle, il est nécessaire de vous assurer de limiter l’accès à ses données et ses outils permettent d’assurer un haut niveau de sécurité.  

Quatrièmement, avec les bases de données, vous pouvez automatiser une partie des tâches à effectuer et ainsi réduire les risques de redondance ou d’erreur humaine. Selon Forbes, 57 % des spécialistes des données considèrent le nettoyage et l’organisation des données comme la partie la moins agréable de leur travail. 

Le fait qu’une partie de ce nettoyage peut être fait de manière automatique est aussi un énorme avantage, car cela élimine une partie du travail qui est considéré long et laborieux et sans réelle valeur ajoutée.

La majorité des décisions d’affaires sont basées sur les informations emmagasinées et recueillies entre vous et vos clients. Sans la collecte et l’organisation de ces données, il n’est pas possible de faire des choix éclairés et ainsi atteindre des buts précis comme une satisfaction client accrue.  

Même avec l’instauration d’une base de données, des erreurs peuvent encore se glisser, c’est pourquoi il est primordial de les nettoyer régulièrement. Si celle-ci est inconsistante ou non mise à jour, elles deviennent désuètes et pourraient nuire au succès de votre compagnie.  

Les bases de données comme les CRM n’ont pas une longue durée de vie. Selon Informatica, chaque année 30% des données deviennent inutilisables. 

Pour éviter les frustrations et dégager de réelles perspectives stratégiques basées sur des données de qualité, il faut faire une évaluation pour déterminer ce qui mérite de rester ou ce qui devrait être supprimé.  

Voici quelques types d’informations à éliminer de votre base de données.  

 Cela peut sembler une évidence, mais il est important de nettoyer les doublons, car ceux-ci peuvent biaiser vos décisions et ainsi réduire votre productivité.  

 Vous devez aussi identifier les contacts qui ne sont plus abonnés ou qui n’engagent pas avec vos contenus, car il n’est plus pertinent de garder les données de clients ne démontrant plus d’intérêt pour votre offre de produit ou service. C’est ce qu’on appelle d’ailleurs un utilisateur dormant. Pour vous aider à faire le nettoyage, vous pouvez vous fixer une règle. À titre d’exemple, vous pourriez dire qu’après 90 jours d’inactivité le client devient « dormant » ainsi vous aurez plus de faciliter à faire votre opération de nettoyage. 

Maintenant que vous avez nettoyé vos données, il faut établir une procédure pour vous assurer de garder vos informations à jour dans le futur. 

Il est pertinent de standardiser la façon donc vous entrer vos informations dans votre CRM. Si tout le monde s’entend sur les informations à entrer et comment les entrer, vous aurez une base de données beaucoup plus uniforme et facile à utiliser.  

Il est aussi important de prédéterminer qui est responsable de cette tâche. Puisque le nettoyage de données est ardu et long, il est conseillé de l’attribuer à plus d’un individu, à une équipe de travail ou même à plusieurs départements, car cette base de données est bénéfique à chacun d’entre eux.  

La création d’un calendrier qui détermine à quelle fréquence réaliser cette tâche est importante pour s’assurer de ne pas laisser passer trop de temps entre chaque nettoyage et ainsi ajouter à sa difficulté de réalisation.  Cette tâche devrait être, au minimum, réalisé annuellement pour s’assurer que la base de données puisse réellement contribuer aux initiatives de marketing de votre entreprise et la fidélisation de vos clients. 

• Votre entreprise utilise-t-elle des bases de données ou possédez-vous des sources de données que vous pourriez exploiter?  
• Avez-vous prédéterminé des moments pour assurer le nettoyage de vos données? 
•  Vos employés sont-ils formés pour bien les garder à jour?